<软考高项备考>《论文专题 - 20 资源管理(六) 》

2023-12-21 09:24:55

8 过程6-控制资源

8.1 提出问题

问题过程2-活动资源估算
做什么确保按计划为项目分配实物资源,以及根据资源使用计划监督资源实际使用情况,并采取必要纠正措施的过程;作用:①确保所分配的资源适时、适地可用于项目;②资源在不再需要时被释放
为什么做按照计划分配资源、及时释放资源
谁来做项目团队
什么时候做贯穿项目生命周期始终
如何做数据分析(备选方案分析、成本效益分析、绩效审查、趋势分析)、问题解决、人际关系与团队技能(谈判、影响力)、项目管理信息系统
主要成果结合项目列举1-2个实物资源分配和释放的例子,保证资源的使用得当
例1:项目建设需要的某一设备是租赁的,我们将所有需要用到这个设备的任务都开发完成再进场该设备。在期间我们安排人员加班完成调试/检测,以保证该设备得到高效使用
例2:为了搭建测试环境,租用了2个星期的云服务器,在测试完毕后及时释放了资源;在编码完成后,相关开发人员已经遣散,留下来的笔记本电脑XX台及时交完给了公司。
例3:可结合:①监督资源支出;②及时识别和处理资源缺乏/剩余情况;③确保根据计划和项目需求使用并释放资源;④出现资源相关问题时通知相应干系人;⑤影响可以导致资源使用变更的因素;⑥在变更实际发生时对其进行管理等。进行写作

8.2 输入输出和工具技术

过程输入工具和技术输出
监控6.资源控制1.项目管理计划(资源管理计划)2.项目文件(项目进度计划、问题日志、资源需求、资源分解结构、经验教训登记册、物质资源分配单、风险登记册)3.工作绩效数据4.协议5.组织过程资产1.数据分析(备选方案分析、成本效益分析、绩效审查、趋势分析)2.问题解决3.人际关系与团队技能(谈判、影响力)4.项目管理信息系统1.工作绩效信息2.变更请求3.项目管理计划更新(资源管理计划、进度基准、成本基准)4.项目文件更新(假设日志、问题日志、经验教训登记册、物质资源分配单、资源分解结构、风险登记册)

◆ 应在所有项目阶段和整个项目生命周期期间持续开展控制资源过程,且适时、适地和适量地分配和释放资源,使项目能够持续进行。
? 控制资源过程重点关注实物资源,例如设备、材料、设施和基础设施
? 管理团队过程重点关注人力资源
控制资源过程关注:①监督资源支出;②及时识别和处理资源缺乏/剩余情况;③确保根据计划和项目需求使用并释放资源;④出现资源相关问题时通知相应干系人;⑤影响可以导致资源使用变更的因素;⑥在变更实际发生时对其进行管理等。

8.3 控制资源管理

控制资源管理的目的是确保按计划为项目分配实物资源,确保所分配的资源适时、适地可用于项目。比如在我们项目建设中期,我发现租赁的数字环境噪声检测器的测试设备因疫情原因,提前一周到场,而我们需要使用此设备的任务却还没有完成,因租赁费用较高,我们紧急召开项目会议,让相关人员尽可能的抓紧时间完成与此设备有关的开发工作,尽力集中使用该设备,并且安排相关人员加班完成调试/检测工作,以保证该设备得到高效使用。之后我们与各团队成员多次确认核实项目中不再使用该设备,便与厂家沟通及时释放此设备。当时因疫情原因厂家不能及时运回此设备,为了申明租赁时间避免支付额外时长费用,我们与厂家协商修正了租赁合同的附加条款,最终以我司实际使用该设备的时间为准收取租赁费用。

8.4 例文

1、在对房地产全生命周期辅助审批子系统进行测试时,原计划考虑到需与全市各审批系统数据高同步,需租用10核32G服务器6台,经过使用和测试,我们发现租用的服务器冗余较大。为减少不必要的开支,我积极与服务商沟通,降低租用服务器的配置为8核16G服务器,并商定以后有其他信息项目优先选用该服务商的云服务器,并由此节省了30%的租赁费用。通过这种方式,合适地控制了资源的使用。

2、我们为项目组成员购买的5台笔记本电脑,在前期进行需求分析时,我们是分配给需求分析人员使用的,便于他们去甲方现场进行沟通;在需求确定后,这5台笔记本我们又分配给了UI、程序员等使用。另外,为本项目购买的3台服务器,在完成了本项目的验收测试后,我们及时将这3台服务器交还给了公司,以便公司用于其余项目。

3、由于疫情的影响,导致供应商供货需要延期一到两周,而现有设备无法满足测试阶段需求,势必影响项目进度和最终交付时间,我立即召开紧急会议,通报公司领导和客户领导,得到了理解和承诺支持;于是我们紧急寻找潜在供货商,通过沟通,终于调配到所需资源,在期间我们安排人员加班完成调试/检测,以保证该设备得到高效使用,在测试完成后,相关人员已经遣散,通过这些纠正措施,保证了资源支出的合理。

4、两台用作远程的电脑在9月份之前的使用频率是非常高的。但是初验之后,使用频率小了,两台会比较浪费,所以我及时沟通了公司,将其中一台电脑连同电脑包一起转交给别的项目组。因为两台设备的采购成本是算在成本基准里面的,考虑到我们使用了一段时间之后,又流转到其他地方继续使后的这种情况,公司同意将我们的成本基准核减3000元。至于移动wifi这块,我们直接买的是包年套餐,在项目终验时,还有三个月才到期,也一并交还给了公司。对资源的及如控,能避免资源的闲置浪费,也能一定程度的节约项目成本。

5、比如在某次审查会议上,我发现系统测试许可剩余数量只有10个,已少于应储备数量,我立即向总部申请增加测试许可数量,以免影响项目进度,在此之后我们对问题日志和经验教训登记册进行了更新。

6、2021年6月10日对绩效数据进行审查时发现,测试工作SPI=0.95,通过分析发现是服务器到货后预装的是liunx系统,而项目需要的是unix系统,虽然采购部已联系供应商尽快处理,但目前还没有解决好,导致开发好的系统无法部署在服务器上进行测试,我立即召集采购部和测试组开会,测试工作在关键路径上,如不尽快解决,势必影响项目上线时间,要求供应商加班处理服务器系统问题,测试组通过快速跟进的方式来进行进度压缩,经过20天的努力,7月1日SPI回归正常。

7、本项目中,我们尤其注重OTDR、光纤熔接机、工程宝等公司稀缺资源的管理,我们这些设备在光缆完成1个乡镇的架设的时候进场,以免等待光缆施工期间,造成设备闲置,影响其他团队使用。在光缆施工第二个月的时候,熔接队伍即赶上光缆架设进度。我们通知公司,将这些设备,先撤回给其他团队使用,待我们再完成1个乡镇的进度时,我们再使用。对于需要采购并提供给甲方的设备、材料,为减轻公司的资金负担,我们根据进度计划进行了资金平衡,如机房设备会影响开发调试进度和线路上其他硬件的调试,我们第二个月先采购机房设备,第二至第五个月,分批次采购监控设备头、传感器等终端设备,指挥大厅LED大屏幕、音响等设备,在软硬件没有配套的情况下,发挥不出相应作用,因此作为最后的采购项目。

8、我发现拣货出库模块的测试工作停滞不前,原因是测试需要用到的AGV穿梭车正在被开发占用进行补货模块的调试。我协调开发人员先开发其他模块,腾出AGV供测试使用。然后我又对后续的开发和测试模块的资源占用冲突进行调整,保证AGV穿梭车等资源不会再出现多方同时需要的情况。(通过这种方式合适的控制了资源的使用系统试运行阶段,大部分开发工作都已完成,非核心开发人员遣散后,其使用的笔记本与显示器也及时归还公司。

9、在项目进行中后期,由于疫情的影响,供应商的物流服务滞后,预定的服务器不能按时足量到货,影响项目的进展。我与该供应商多次反复沟通,并向公司的项目管理部反映事态的可能后果。后经公司高层协助谈判,该供应商从多地调配货源,并额外安排专立圆场调试对接,弥补了前期的时间损失,从而保证了项目的进度。

10、在本项目中,我们需要采购通用硬件服务器、扫描仪等,我们与供应商定期沟通,由于当时本地出现了疫情,考虑到会疫情管控,为了防止不能按期交货,影响项目进度。我们及时与供货商沟通,提前交付了服务器等硬件和软件,使问题得到解决。

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