为团队进行文档赋能

大家好，才是真的好。

说来也巧，最近看一个论坛，有人问他们在公司内网管理接收到的外部发文，请问有什么办法工具能够快速的进行管理，在需要的时候供给大家搜索和查看。很多人提了不同的办法，比如说用文件共享服务或ftp、NAS，也有人说git，五花八门。

其实我就在想，做文档管理，Notes/Domino不是与生俱来的吗？

即使你不用任何开发，Domino也自带了一款文档库应用，不仅可以进行全线的精准控制，而且还可以进行文档的审批和归档等等。

缺点是这款应用有点老，界面也不清爽。

所以最近一翻openntf站点时，发现正好有一个哥们发布了一款Notes团队文档管理应用。界面，功能清爽多了，所以，今天我们就介绍这款应用。

打开该应用，普通用户只能看到菜单部分；如果你是管理员，在该款应用的左边会看到菜单、管理、系统信息三个部分。

在使用之前，建议你先点击应用下面的首选项，设置一下需要使用的参数，如下：

例如公司Logo图标、分类和标签设置；还有每个文档是不是需要强制审批、需不需要设置过期日期、需不需要支持修订功能，如下：

设置完成之后，点击保存即可。

接着你可以通过很多方式来创建你的文档，如下图：

在文档的界面当中，可以先勾选右上角的文档审批文档过期这样一些选项来实现文档的审批。文档是否过期这样一些设置，在依次输入主题分类标签，然后在内容当中上传你的附件（例如pdf word，Excel等），如下图：

甚至可以提前定义模板，然后点击导入模板，直接导入模板里面的文档（对于那些经常要使用的，比如说员工的合同协议、请假条范本等，都可以做成模板。）

如果这里存储的是和客户或者内部雇员的合同协议，那么建议设置一个过期日期，在过期之前会自动发提示邮件等信息。

所以，这些邮件信息你自己也可以定义。

回到主表单上来，你可以设置哪些人能够编辑该文档，哪些能够读取该文档。

当然，我们说里面还有审批功能。

文档还可以设置为公开私有，还可以点击发送文档链接给别人，快速答复等等。功能非常丰富，我们就不一一进行介绍。

如果你的domino支持Nomad Web，那么在浏览器当中同样可以直接使用这款应用：

原项目地址是https://openntf.org/main.nsf/project.xsp?r=project/Team%20Documents/releases/E82A3D772B4256AB86258A890054CE3D

原来的界面是英文的，我花了半天时间做了一下中文界面汉化，需要的朋友们可以在我们的公众号回复“团队文档”获取该款中文应用。

今天我们就介绍到这里。更多文章可关注微信公号：协作者