什么是进销存系统?和ERP有何区别?企业该如何选择进销存系统?

2024-01-08 17:22:53

进销存是什么

进销存是指企业管理过程中采购(进)→入库(存)→销售(销)的动态管理过程。进销存管理系统能对企业生产经营中的物料流、资金流进行全程跟踪管理,从接获订单合同开始,物料采购、入库、领用,到产品完工入库、交货、回收货款、支付原材料款等。

进销存管理系统能有效辅助企业配置物流资源,控制物流动向,提升物品周转效率,从而降低采购和销售成本,为企业获得最大效益。

进销存管理常见痛点

  • 仓库库存记录不清晰,缺货提醒不及时,导致生产风险

  • 人工录入数据,统计数据,出错概率高,影响生产流程

  • 财务与采购、销售脱节,开票滞后,易出现死账、坏账

  • 物资缺乏全流程统一管理,各部门间业务流转容易出现混乱

  • 管理层缺乏数据支撑,无法及时掌握业务现状,影响决策制定

进销存系统的基本功能

  • 基础数据:用于记录一些基础资料信息,这些数据可以被系统内其他模块调用,最大程度上减少重复录入的工作,提高效率。具体包括:规格型号新增、产品分类新增、产品新增、供应商新增以及客户新增。

  • 收发货管理:通过采购下单、采购入库、等功能,对采购物流和资金流全过程进行有效的控制和跟踪,实现企业完善的物资供应管理信息。

  • 采购管理:包括采购申请单维护、采购订单审核、采购订单明细查询等功能,支持供应商维护,供应商报价查询,自动生成供应商对账单,轻松管理采购信息。

  • 销售管理:包括销售订单、发货、收货等功能,支持销售订单明细查询,销售订单状态跟踪,对销售全过程进行有效的控制和跟踪,让您随时随地了解销售状况。

  • 库存管理:通过产品出入库、调拨、数量调整等功能,准确掌握产品库存情况,低库存报警提示,及时调整采购和销售策略。

  • 财务管理:对采购和销售过程中涉及的财务支出和收入进行记录,实现供应商和客户的对账功能,方便查询每笔资金变动,包括收款、回款及开票、财务报表查询、物流运费等处理。

  • 数据看板:对进销存管理全过程中的订单、资金情况进行报表分析统计。

进销存系统的优点

进销存管理系统以订单处理为核心,针对企业账目混乱、库存不准、信息反馈不及时等问题,并集采购、销售、库存管理和收付款多个环节于一体,帮助业务人员提高工作效率,帮助企业实时全面掌握公司业务,做出及时准确的业务决策。具体有以下优点:

1、商品流转更清晰

通过进销存管理软件,每一件商品由谁进货、库存在哪里、什么时间卖出、卖了多少钱,所有的业务明细都是实时记录、事后可查询的。企业可进行全面的管控,提升业务规范化的同时,实现业务的高效运转。

2、账款往来更准确

不同供应商也客户的收付款方式都有所不同,如定金尾款制、月结制等等。通过进销存管理软件,商家与客户、供应商之间的往来账款由系统自动记录并核算,尽可能减少人工算账导致的遗漏和误差问题。

3、内部高效协同

进销存软件可以连接企业采购人员、销售人员、财务人员、仓库管理人员等,将货品采购、货品销售、财务收支、仓储管理等业务联结起来,明确不同部门员工的工作职责,提升内部协同效率。

4、发挥数据价值

进销存软件可以生成销售统计报告、进货统计报告、销量排行、库存报告等,进销存软件中的数据有很大的潜在价值,能帮助管理人员合理决策,提升运营效率。

进销存与ERP辨析

我们先前已经介绍过ERP(Enterprise Resource Planning)指“企业资源计划”。其中资源分为硬件资源和软件资源。企业的硬件资源有:自盖的厂房、办公楼、生产线、生产设备、加工设备、检测设备、运输工具等。企业的软件资源有:人力、管理、信誉、融资能力、组织结构、员工素质、企业文化等。

对企业来说,ERP对人、财、物、信息、时间、空间等综合资源进行平衡和优化管理,以市场导向为目标,最大限度地利用企业现有资源,协调企业各部门开展业务,从而取得更好的经济效益。

从上文介绍中可以发现,进销存与ERP,一般为包含关系。进销存一般是针对库存、财务等模块,提供更精细的管理。两者的区别可以概括为以下几点;

ERP关注更多

ERP关注整个企业的内部价值链和供应链,即销售、采购、生产、库存、质量、财务、人力资源等,强调计划(销售计划、生产计划、采购计划等)的协调和控制,也即所谓的“业务财务一体化”;进销存主要管理采购和销售流程及相关的财务情况。

进销存更精细

ERP虽然能够进行实时分析,但更注重全面性和协调性,侧重于长期规划、预测和战略决策。进销存更强调实时采购和销售活动,注重实时性和反馈性。

进销存系统如何选型

虽然ERP管理范围更大更全面,但对中小型企业而言,管理需求并没有这么多,进销存软件显然是更加经济的选择。那么进销存软件选型时需要注意什么呢?

1、性价比

虽然进销存软件的价格相对亲民,但有不少人想要寻求免费版本。进货、销售、库存和货款都是关键数据,数据安全性至关重要,免费版软件存在不少安全性和稳定性隐患。

此外,有人贪图大厂进销存产品,这类产品虽然安全可靠,但价格昂贵,功能大而全。这些功能当下用不上,不意味着未来能用上的,白白留在系统里只会增加运行负担,减缓系统运行速度。所以企业不应盲目找低价产品,也不需要追逐名牌产品,兼具系统的成熟度、稳定性和安全性的产品就可以放在选型名单内。

2、功能合适

明确了进销存需求后,企业应当从管理模式、业务流程、工作方式等方位梳理自身面临的问题,对进销存软件有明确的预估和定位,了解自己需要的具体功能,行业特性和业务需求,科学考察、科学选型。

3、扩展性强

随着业务发展,企业自身需求一定是会不断变化的,相应的进销存系统也会不定期二次开发,如果系统设计得太死,开发就会特别麻烦,后期使用成本也会很高。所以选择的时候要看看流程、界面、报表等是否能够自定义,能自行配置的就不要开发。系统也要为企业留出足够的升级空间。

此外,软件功能的扩容性也是长期规划的要点之一,进销存系统未来能否支持企业OA、财务一体化系统,是否能与CRM、SCM、ERP等系统集成,也是需要考量的要点。

4、操作简便

进销存系统的用户大多都是企业一线业务人员,他们没有太多计算机经验,因此系统易于操作,用户界面友好就显得十分重要。一个好的进销存软件,无论是业务人员还是技术人员都能快速上手。软件供应商应该提供详细的用户手册和教程,甚至实地或线上指导教学,帮助用户理解和使用各种功能。

5、服务良好

购买系统的时候,购买的也是厂商的服务。对企业来说,性价比高、服务周到的系统厂商总是他们的首选。而厂商的行业经验、管理规范、团队规模、售后体系等都是他们的考量因素。

厂商应当具有进销存系统咨询和实施服务的能力。项目人员应对企业情况、行业情况和项目有深入了解,且有很强的协调与组织能力,能及时解决突发问题。

系统购入搭建完成后厂商要及时交接项目管理文档、产品手册和用户手册,并继续提供系统的指导、维护和优化服务。此外,厂商应该定期更新软件,添加新的功能,修复已知的问题。

这里提一句,目前大多数企业考虑通过低代码开发平台快速构建信息化系统,低代码开发平台的性价比和拓展能力都很不错,有了这样的定制化系统开发平台,企业也能够更好地针对自己的需求进行个性化开发,以应对不同管理对象的挑战,提高效率和竞争力。

文章来源:https://blog.csdn.net/weixin_54106890/article/details/135456195
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