一套系统搞定办公用品管理，行政工作省事不少！

上个星期刚买的纸巾，怎么又发完了……

记得公司还剩不少插线板，谁没还回来……

是哪个部门缺网线，不记得了……

几乎所有企业都需要采购办公用品，来让员工更好地工作，也几乎所有企业都遇到过办公用品管理上的问题，小到纸、笔，大到网线、插线板，遗失、乱放、损坏等情况比比皆是，粗心的员工让办公用品管理难上加难，企业行政只能无可奈何。

办公用品管理应用作为企业的重点后勤应用，可以有效管理办公用品采购、分类设置，到物品的申领、审批、借用、归还等各个环节，帮助行政人员最大程度降低办公用品的采购成本和管理成本，把时间聚焦在能最大化产出工作价值的事情上。

办公用品管理常见痛点

• 办公用品补给不及时，影响正常工作

• 办公用品浪费、遗失等现象严重，增加企业采购成本

• 办公用品状况和流向不明，很难清楚地统计需求和消耗情况

• 采购随意、缺乏计划性，供应商办公用品质量不佳，增加成本

办公用品管理应用

办公用品管理应用包含「办公用品领用」、「办公用品信息」、「办公用品库存」、「办公用品借用/归还」等模块，是一款对办公用品、易耗品的采购情况、领用情况进行全过程管理的应用。办公用品管理应用可规范行政后勤办公用品的采购、发放等流程，方便行政后勤工作，并有效控制成本费用。

01 办公用品领用

办公用品领用模块，支持在线查询领用申请信息，按状态显示领用申请审批单状态信息。同时，该模块提供详细的领用申请单查询功能，领用申请单审批通过后可以自动生成出库记录，同步更新该物品的库存信息。

1.1 领用申请

公司全部成员可以在「办公用品领用」中申领用品。点击「新建」后，选择申请类型，输入申请事由；在「领用明细」子表中选择申请物品及其领用数量，提交即可。

领用申请

填写领用明细

1.2?领用状态查看

申请人可在「办公用品领用」视图里看到申请数据，右侧状态栏显示待审批。申请通过或者拒绝后，领用状态可同步更新。

「办公用品领用」视图

物品管理员或公司行政可以在「全部领用记录」视图里，看到所有的办公用品申领记录。

「全部领用记录」视图

1.3 领用审批

提交领用申请后，如果申请类型是部门申请，由部门主管审批，如果申请类型是个人申请，由物品管理员审批。

领用审批

「领用审批」节点「同意」后，进入物品发放节点，由物品管理员审批，个人审批无需重复审批。

物品发放审批

「物品发放」审批「同意」后，「库存信息」表的库存数量自动减去物品领用的数量，领用状态更新为已完成。

库存数量实时更新

02 人员领用明细账

「人员领用明细账」用于展示办公用品的详细领用明细。

「人员领用明细账」

03 办公用品借用/归还

为明确办公用品借用流程并保障准时归还，办公用品借用需要填写借用单，包括借用人员、部门、借用时间、审批人员、申请事由等信息，由物品管理员审批。

3.1 新建借用/归还

公司全部成员可以在「办公用品借用申请/归还」点击「新建」，来借用或归还办公用品，选择预计归坏时间，输入借用事由；在「借用明细」子表中选择物品名称，输入借用数量，提交即可。

借用申请

填写借用明细

3.2 借用审批

提交成功后由物品管理员进行审批；管理员「同意」后借用状态更新为待领用，流转至「借出物品」节点，管理员「拒绝」则直接回退开始节点。

借用审批

「借出物品」节点审批「同意」后，借用状态更新为借用中，库存信息库存数量会根据借出数量进行减除，流程流转至「归还物品」。

借出物品审批

库存数量实时更新

3.3 归还提醒

预计归还日期前一天系统自动通知借用人，提醒及时归还。当然借用人也可以修改归还时间，只需点击操作栏按钮「修改归还时间」，填写新的归还时间以及说明即可。

归还提醒

修改归还时间

04 办公用品采购

为规范采购流程，办公用品采购时要填写采购申请单，需要填写采购申请人、部门、申请事由等信息，可调用库存信息库中的办公用品数据。

物品管理员或公司采购在「办公用品采购」里新增采购申请。选择采购物品编号，输入采购价格和采购数量，点击提交即可。

新增采购单

物品管理员可以在「我的待办」或「办公用品采购」中看到发起的采购申请和状态。

物品管理员审批

05 办公用品信息

明确办公用品信息和类别是办公用品管理非常重要的一步。「办公用品信息」用来记录办公用品名称、规格、品牌、数量、库存等基本信息，且只有物品管理员方可进入该页面。

「办公用品信息」

管理员角色或公司行政角色可以在「基础信息」——「办公用品信息」中提前设置好办公用品类别，点击新建按钮，输入信息即可新增办公用品类别；也可在该页面编辑已有的办公用品信息。

管理办公用品

06 数据看板

管理员、公司行政和公司采购可以通过工作台/数据看板查看办公用品的各项数据，如总采购金额、累计借用数量、库存数量等等，及时了解办公用品消耗情况。

数据看板

办公用品管理应用界面简洁清晰，可自定义管理权限、人员使用和角色管理灵活又快捷。

其次，通过规范高效的流程审批，一方面提高了办公用品管理效率，另一方面实现了领用借用有据可查，杜绝物资浪费，全面掌控每一件办公用品的使用情况。