多项目同时进行如何做好进度管理?
许多企业都面临着同时进行多个项目的情况,因此项目经理经常需要管理多个项目。多项目管理的难点不仅在于项目数量增加,还在于资源分配不均、难以监控多个项目进度以及复杂的沟通协作。
一、从项目经理的角度分析
首先,要把握高效项目管理的几个要点:
1、明确且达成共识的项目目标
确保每项工作都是为了实现这个目标做出贡献。
2、细化任务分解
重点是将每个子任务的时间控制在一周以内,明确子任务的目标、时间点和交付物。
3、合理分配有时间保障且有能力执行的资源
有些项目虽然分配了资源,但不能保证资源能够有效投入,这是项目进展受阻的重要原因。
4、每日和每周检查项目进展和提交物
关于如何高效地开展小组会议的问题,可以在知乎上找到一些建议。
5、根据检查情况调整任务目标、资源和进度,并修改计划
这个考验着项目经理的能力水平。
二、需要满足以下硬件条件:
1. 规范化和流程化
为每项工作制定规范(虽然第一次建立比较麻烦,但是一旦建立了有效的流程和规范,对于将来复制成功的项目有很大的好处,能够提高工作效率并降低资源能力的门槛)。特别需要注意设计、测试和配置管理的配合,早期开始文档手册的工作。
2. 遵循配置管理规范
通过硬件平台和配置管理来保证项目团队能够有效协作,减少人工干预环节。
三、具备必要的软件条件:
1、有效沟通
确保每个人都清楚自己的任务是什么。特别是对于新成员,他们往往在没有听明白要求的情况下硬着头皮去完成任务,因为他们怕丢面子。
2、能力培训
对于不能胜任工作的人,提供辅导和培训。不要将任务分配给没有能力完成的人。如果团队成员拿到不能胜任的工作,他们容易磨洋工,并且感受不到成就感。因此,将合适的任务分配给合适的人非常重要。
在多项目管理中,关键是如何保证资源的有效投入。在项目团队中,不要让一个人同时参与多个项目,否则会降低项目效率。
同时进行多个项目时,还需要明确项目的主次,并抓住每个项目目前阶段的要点和最大的风险,提前想好应对措施。
从项目成员角度来看
对于项目团队成员来说,如果同时有多个项目并行,他们需要学会管理自己的时间。
例如,在软件开发类的多个项目并行中,每个项目所处阶段可能不尽相同。有些项目处于需求阶段,有些处于设计阶段,有些已经提交测试并在修改BUG,有些在维护代码。总之,他们需要掌握自己的生物钟,规律工作时间,并分配合适的工作。
1、了解自己的生物钟,规划工作时间
知道什么时间最有创造力,什么时间最有效率,什么时间容易疲劳,然后根据这些规划工作时间。
2、为设计阶段的项目留出连续且高效的时间
设计阶段需要连贯的思路,被打断后重新捡起来比较困难,因此需要保证连续且高效的工作时间。
3、每天固定时间处理BUG和维护代码
处理BUG需要和测试人员交流,因此尽可能选择在疲劳和容易被打断的时间来处理,例如下午4点到下班前。
4、下班前10-30分钟通常用于开会
5、不要过度依赖记忆力
将完成的工作一个一个记录下来,如果可能,记录当时的思考过程。例如同时进行两个设计活动时需要频繁切换思路,记录每个要点,以便在切换到另一个工作时快速浏览之前的工作。这对于琐碎和跳跃性的工作非常有用,例如代码维护。
6、思考不同项目之间是否存在共性
如果存在共性,则提取可复用的部分并独立成可复用模块。
7、按照工作优先级排序
按照重要且紧急的、紧急的、重要的顺序排列。具体排序根据任务情况自行考虑。总之,80%的时间应该用于完成重要的任务,20%的时间用于其他或紧急任务,不要本末倒置。
最后,项目进度的控制应该考虑到对整个项目的贡献,而不是个人的重要性。因此,确保每项工作都是为实现项目目标做出贡献是非常重要的。
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