2023 Zoho Projects项目管理软件应用案例集锦：成功案例与实践分享

Zoho Projects是Zoho旗下一款全行业、标准化、轻量级的项目管理工具。目前全球有超过20万家企业通过Zoho Projects项目管理软件开展项目工作，比如制定项目计划、规划流程、跟踪项目进度、协调团队等等。

　　本期，小Z带您回顾2023 Zoholics用户大会，Zoho(卓豪)协同办公产品顾问郭宝刚带来的分享：行业应用集锦——深挖项目管理的应用价值。

　　建筑工程行业

　　建筑工程由于涉及众多参与方，比如项目建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等，组织协作难度大。通常会遇到信息孤岛、审批流程复杂两大典型问题。

• 　　信息孤岛：主要表现在各项目参与方间的信息沟通障碍，比如大体量文件传输缓慢、内容更新不同步、协作效率低下，影响项目整体进度；其次是沟通、存储平台不一致，导致项目信息分散到各个参与方手中，汇总管理难度大。
• 　　审批流程复杂：由于审批流程涉及内部多个部门，在审批环节流转上花费的时间较多；审批的类型多，比如采购审批、竣工验收审批等等。

　　小Z以Zoho Projects服务过的标杆客户为例，带您了解该企业解决项目问题的特色亮点。

　　西赛公司建立了项目文档模板，并与Zoho旗下云盘产品WorkDrive集成，项目经理就可以在文档中创建团队文件夹，打破团队协作难的问题。项目中每个任务相关的文件都可以链接到任务下方，方便项目人员随时查找。在权限方面，团队文件夹设置了5个层级权限，确保文件的保密性和安全性。

　　在审批方面，该公司使用了Zoho Projects的蓝图功能，客户可以根据业务流程进行自定义，比如可以进行财务、采购等多部门审批、项目验收审批、部门内部审批等等。

　　大型IT建设行业

　　大型复杂IT系统建设属于技术密集型工作，项目工作的成果主要依赖项目团队成员脑力劳动结果，管理“人”是关键。这个行业通常在人力资源管理、项目工时管理方面比较麻烦。

• 　　人力资源管理难度大：由于项目团队成员的知识经验、状态对工作成果的质量和效率有根本性的影响，人的能力和所发挥的作用是决定系统成败的关键因素之一，因此团队建设、团队管理至关重要。
• 　　项目工时管理：具体指无法准确统计员工在各项目任务上投入的工时、无法精确核算项目人力成本、无法了解员工在什么任务上花费了多少时间以制定更有效的工作计划等。

　　以北京翼辉信息技术有限公司为例，由于企业的项目体量大，使用了Zoho Projects的团队管理功能，高效协调研发、售前、产品等多个部门，共同协作完成大型项目。

　　启用了人力资源报表，项目经理可以清晰查看项目成员任务承载情况，方便合理分配资源，提高项目管理效率。

　　在解决工时问题方面，使用了时间日志，自定义字段规划出适合企业的工时表，方便项目负责人了解每位成员的任务量和成本。

　　电子机械制造行业

　　电子机械类行业是指制造和开发电子机械产品的行业，它包括电子机械零部件制造、电子机械产品开发、电子机械系统集成等。由于机械设备的精密性和复杂性，对于企业来说，需要严格把控各个环节。

• 　　项目进度管控：客户对于交付周期要求越来越严格，需要严格掌握项目进度。
• 　　项目知识库：项目知识缺乏沉淀，电子机械行业知识在项目执行过程中不断迭代，大部分停留在专家头脑、内外部会议口头讨论等等，容易造成信息流失，无法有效复用。

　　明信电子在处理这些问题时，使用了Zoho Projects里面的甘特图，可视化跟踪项目进度。

　　在项目知识库方面，打开Wiki页面，项目成员需要时通过模糊搜索可以快速、精准地找到他想要的内容。并且在权限方面，也有分层管理。

　　IT运维

　　IT运维通常包括硬件设备维护、系统和网络管理、故障恢复和性能优化等工作内容，通过运维管理、可以及时发现解决问题，保障业务连续性，在确保企业信息系统稳定及高效使用方面有着重要作用。

• 　　不同体系的信息同步：销售体系和项目交付体系的信息不同步，需要频繁开会沟通，费时费力。
• 　　扩展和集成：通常IT项目本身需要和其他系统做集成，比如上传代码的Github，当做工单系统的Jira，可以将任务提醒同步到日历的Office 365等。

　　云智慧是国内专业的全栈智能业务运维解决方案服务商，提供IT智能运维、IT运维监控、IT服务管理、IT管理咨询、智能电力运维等服务。该公司将Zoho Projects与Zoho CRM集成，达到销售体系和项目交付体系信息同步，将客户、商机和项目相关联。销售团队获悉项目进展后，可以进行适当的交叉销售，项目团队在销售与客户确认合同后，也能创建项目、任务和分配。

　　企业还与其他产品做了集成，比如Jira，系统自动将Jira中的bug同步到Zoho Projects中，Zoho Projects提交的问题也可以选择同步到Jira等。

　　Zoho Projects作为一款备受企业用户信赖的项目管理工具，也获得了诸多机构的测评认可。比如，入选2023年Nucleus Research项目管理技术价值矩阵“促进者”象限，荣获2023年PCMag“中小及成长企业项目管理软件优选”称号，在2023年福布斯项目管理软件推荐榜单中取得了“集成能力突出”等成绩。